2009 02月 安枫的博客

43 Folders 的原理和架构

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  43 Folders是行政管理培训专家戴维·艾伦(David Allen)提出的一个实务管理方案,是其关于GTD的一个组成部分。你可以在你的GTD系统中应用,也可以单独使用;当然,如果你嫌其不够方便的话,也可以摒弃它。

(摘自David Allen:《Getting Things Done》书中的介绍)

  你需要准备43个文件夹:31天每天使用的文件夹,注明从“1”到“31”的序列号,另外的12个上面写清楚一年中12月的名称。把每天使用的文件夹放置在前面,最前端摆放的那个应该标明第二天的日期(如果今天是10月5号,那么,第一个文件的编码应该是“6”)。随后的每日文件夹代表着本月中剩余的日子(“6”至“31”)。在“31”号文件夹后紧跟着下一月“11月”的月份级别文件夹。再往后,是编号“1”至“5”的每日工作文件夹。接着又是剩余的月级文件夹(“12月”至“1月”)。每天,把第二天的文件中的内容放入工作篮后,再把这个已经清空的文件夹排列在后面,重新归档(在那时,它代表的是11月6日,而不是10月6日)。按照同样的方法,当下一个月的文件夹排到最前端时,(在10月31日你清空每日文件夹后,坚接着看到的就是“11月”文件夹,而所有的每日文件夹按照“1”至“31”的顺序紧随其后)把它清空,再次排在那些月级文件夹的队伍的尾部,它将代表着新一年的11月份。这是一个“永恒不变”的文件夹,也就是说,在任何给定的时间,它都保存着今后31天和12个月的文件夹。

  对于你的备忘录系统而言,采用文件夹的最大益处是,它们允许你存储货真价实的文件资料(在某个日期你需要填写的表格,需要回顾的备忘录以及必须落实行动的电话留言)。

  为了促使这个系统正常运转,你必须做到每日更新。如果你忘记清空每日文件夹,你就不会再依赖这个系统来处理重要的资料,而不得不寻找其它途径来管理你的事务。如果你即将离开这个城市(或者在周末无法查看这些文件夹),那你必须在离开之前确保你将核查在你离开那段时间内的文件夹。

  

  关于43 Folders实际运用,Flickr中有很多图片供你参考:http://www.flickr.com/search/?q=43+folders

  虽然43 Folders的初衷是实体文件的管理,但仍然有人把这个原理运用在邮件管理系统当中:

 

相关图书:Getting Things Done简体中文版《尽管去做》

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电子文档管理的COTA法则

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  电子文档管理中的COTA法则,是美国管理专家迈克·宋在著作《如何管理电子邮件:仓鼠革命》一书中提出的一种具体的文档管理技巧,它是迈克·宋管理电子邮件方案中的一个组件,但是很多人把这个方法提炼出来,作为单独的电子文档管理方案,在自己的工作中获得实质性的帮助。

  每个人的计算机硬盘上都有相当多的电子文档,查找起来非常麻烦。虽然有人已经开始用归整分类的方法,但没有科学的指导,仍然不得要领。而COTA法则则是一个经过研究和实践,非常科学的管理方法,你好好使用的话,将使你的电子文档管理变的井井有条,效率倍增。

 “COTA是4个一级文件夹名字的缩写,它们能够涵盖你所有的工作信息。等我跟你讲一讲这个系统,你就会明白有效地组织信息、避免重叠是多么有用。”

  COTA认为,过多的分类文件夹只会增加你的负担,而只用Clients(客户)、Output(成果)、Teams(团队)、Admin(管理)4个分类文件夹(一级文件夹),即可涵盖所有属性的文件。一般来说,这4个一级文件夹是建立在我的文档(My Documents)里的。

  1.Clients(客户)文件夹包含的信息内容是“你的团队的内部或外部的客户”。2.Output(成果)文件夹包含里的信息内容是“你的团队的产品和服务”。3.Teams(团队)文件夹包含里的信息内容是“你的团队”。4.Admin(管理)文件夹包含里的信息内容是“你的非核心工作任务”。

  你的工作内容没有客户?你的工作内容没有产品和服务?COTA不适合你?

  COTA相信,只要你真正理解了COTA,并根据自己的实际情况及时科学的分类,COTA是适用于任何不同的工作的:

  本日志介绍的只是关于COTA的概念和基本应用,如果你应用得当,可以对你的电子文档管理有相当于“革命”的优化和改变。深入了解COTA请阅读《如何管理电子邮件:仓鼠革命》一书。

相关图书:

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(2010年修订)财经杂志《福布斯》《财富》《世界经理人》长期赠阅指南

知本, 聆读 发表评论

  国外著名财经杂志《Forbes》中文版《福布斯》,《FORTUNE》中文版《财富》,及以翻译国外财经杂志文章的权威中文期刊《世界经理人》采用了国外期刊流行的赠阅(或超低价订阅)的发行模式,不以“卖”杂志赚钱,而以影响力和广告收入赢利。

  杂志网站上有专门的申请页面,一但申请成功,将可以长期免费阅读这些杂志,首期1年12期,一年界满后会有一个续订手续,非常简单(填个表发个传真)即可。

  不过大家不要抱着天上掉馅饼的态度一窝蜂的去踊跃申请,并不是你填个表就可以得到,而是要经过发行人的审批,这个审批是非常严格的,淘汰率也是很大的。

  如果你是一个大型企业的管理人员,如NOKIA,DELL,沃尔玛等世界500强企业,或者中国电信,中信集团,海尔等国内翘楚企业;或者是北京光华管理学院,中欧商学院,长江商学院,清华大学,北京大学等商科的相关研究人员或大学生;或者是区域内中型企业的高层管理人员;市委市府等行政机关的决策人员或研究人员,这样你的申请可以轻松的获得通过。

  如果你是一个普通的企业职员,或者小企业主,普通院校的学生,甚至无业,待业,你的申请将会很渺茫,杂志发行人不会不负责的让所有人都得到他们的杂志,他们只把自己的杂志送给自己认为有资格的人。

  所以在此告诉大家,大家喜欢的话可以尝试申请,但不要抱太大的希望。

《Forbes福布斯》申请页面:
http://www.forbeschinamagazine.com/do.php?action=subscription

《FORTUNE财富》申请页面:
http://www.fortunechina.com/magzinejava/magzine.jsp

《世界经理人》申请页面:
http://www.ceconline.com/freesub/subFreeMagazine.do

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